企业邮箱用了一段时间，可能会因为各种原因想换：主机送的免费邮箱到期了、空间不够、发给海外客户老进垃圾箱、公司换了协作工具……
好消息是：邮箱地址跟着域名走，换服务商后地址不变，客户那边完全感觉不到。
要注意的是两件事：
- 旧邮件不会自动跟过来，要自己迁移；
- 切换的那几个小时容易漏收，要安排好顺序。
本文按实际操作的顺序，讲企业邮箱搬家的完整步骤。
搬家的整体顺序
| 步骤 | 做什么 | 旧邮箱 | 新邮箱 |
|---|---|---|---|
| 1 | 清点账号、别名、转发规则 | 正常收发 | 未启用 |
| 2 | 在新服务商添加域名、建好同名账号 | 正常收发 | 建好，还收不到信 |
| 3 | 第一次迁移旧邮件 | 正常收发 | 有了历史邮件 |
| 4 | 降低TTL，切换MX | 逐渐收不到新邮件 | 开始收新邮件 |
| 5 | 第二次（增量）迁移 | 停止使用 | 补上切换期间的邮件 |
| 6 | 改SPF、DKIM、客户端、网站SMTP | 保留一个月 | 正式使用 |
下面逐步说明。
第一步：清点现有的邮箱
动手之前，把旧邮箱里的东西列一张清单：
- 所有邮箱账号：谁在用，每个邮箱大概多大；
- 别名和群组：比如
info@、sales@是独立邮箱还是别名，转给了谁； - 转发规则、自动回复；
- 哪些系统在用这个邮箱发信：网站询盘表单（SMTP插件）、ERP、CRM、打印机扫描发邮件等；
- 每个邮箱的密码：迁移时需要。如果不方便收集员工密码，看看旧邮箱有没有管理员迁移的方式，或者让员工自己操作。
邮箱多、员工多的公司，建议挑一个周末或者询盘少的时间段操作。
第二步：在新服务商建好邮箱
- 在新服务商开通企业邮箱，添加你的域名，完成域名验证（一般是加一条TXT记录，不影响旧邮箱）；
- 先不要改MX记录；
- 按清单创建同名的账号、别名和群组。
各家的开通方式：《Zoho Mail》《Google Workspace》《Microsoft 365》《阿里企业邮箱免费版》《腾讯和网易企业邮箱》《Hostinger免费企业邮箱》。
第三步：迁移旧邮件
方法一：用新服务商的迁移工具（推荐）
大多数企业邮箱都有「从其他邮箱导入」的功能，原理是用IMAP登录旧邮箱，把邮件一封封复制过来：
| 新邮箱 | 迁移工具在哪里 |
|---|---|
| Hostinger邮箱 | 邮箱管理页面左侧的「Email Import」 |
| Zoho Mail | 管理控制台的「Data Migration」 |
| Google Workspace | 管理控制台的「数据迁移」（Data migration） |
| Microsoft 365 | Exchange管理中心的「迁移」，选择IMAP迁移 |
| 腾讯、网易、阿里 | 管理后台或网页版设置里的「邮件搬家」「邮箱搬家」 |
一般要填写：
- 旧邮箱的IMAP服务器地址（比如
imap.exmail.qq.com、imap.hostinger.com）、端口993、SSL； - 旧邮箱的完整地址和密码。旧邮箱开了安全登录的，要用客户端专用密码。
各家的IMAP服务器地址见《怎么用Gmail、Outlook、Foxmail收发企业邮箱？》。
迁移时间取决于邮件数量，几个GB的邮箱可能要几个小时，后台会显示进度。
要注意的问题：
- 旧邮箱必须开着IMAP。Zoho免费版不支持IMAP，从Zoho免费版迁出时，Zoho的帮助文档建议先开通付费版试用，临时打开IMAP；
- 新邮箱的空间要够。比如旧邮箱有8GB邮件，新邮箱每人只有5GB，就要先清理或买大一点的套餐；
- 大附件可能迁移失败。超过新邮箱单封邮件大小限制的，会被跳过。
方法二：用邮件客户端拖过去
邮箱少、邮件不多的，可以在Outlook或Thunderbird里同时添加旧邮箱和新邮箱（都用IMAP），然后把旧邮箱的文件夹直接拖到新邮箱里，客户端会自动上传。
这种方式简单直观，但邮件多的时候很慢，电脑中途不能关机。
方法三：先备份到本地
不管用哪种方法，建议先把旧邮箱完整备份一份到本地，万一迁移出问题还有退路。Hostinger邮箱的备份方法见《Hostinger的企业邮箱如何备份？》，其他邮箱也可以用Thunderbird、Outlook导出。
第四步：切换MX记录
提前降低TTL
TTL是DNS记录的缓存时间。如果MX的TTL是14400秒（4小时），改了MX之后，有的发件服务器最长4小时内还会把邮件投到旧邮箱。
提前一天把MX记录的TTL改成300秒（5分钟），这样切换的时候生效更快。Cloudflare的「Auto」TTL本身就是5分钟，不需要改。
改MX
- 删除旧邮箱的所有MX记录；
- 添加新服务商的MX记录；
- 保存。
旧的MX一条都不能留。新旧MX同时存在，邮件会随机投到两边。
改完之后的几个小时内，可能还有少量邮件进旧邮箱，这是正常的，下一步会补回来。
第五步：增量迁移
MX切换后过一两天，再跑一次迁移，把切换期间进了旧邮箱的邮件补过来。
大多数迁移工具会自动跳过已经迁移过的邮件，只复制新增的。用客户端拖的，就只拖最近几天的邮件。
第六步：收尾
改SPF和DKIM
- SPF：把旧服务商的include换成新服务商的。不再用旧邮箱发信，就删掉旧的include；
- DKIM：添加新服务商的DKIM记录。旧的DKIM记录可以在旧邮箱停用后删除；
- DMARC：一般不用改。
详见《外贸邮件总进垃圾箱？SPF、DKIM、DMARC设置教程》。
改客户端
所有同事电脑和手机上的Outlook、Foxmail、手机邮件App，都要删除旧账户、按新服务商的参数重新添加。旧账户如果不删，会一直报错，而且容易把新邮件发到旧服务器上。
改网站的SMTP
网站的询盘表单如果用SMTP插件发信，并且填的是旧邮箱的服务器，旧邮箱停用后网站就发不出邮件了。要把WP Mail SMTP里的SMTP主机、端口、账号、密码改成新邮箱的，再测试一次，见《WordPress网站收不到询盘邮件？SMTP设置教程》。
ERP、CRM等其他用邮箱发信的系统，同样要改。
旧邮箱保留一个月
不要切换完就马上停用旧邮箱。保留一个月左右：
- 确认没有遗漏的邮件；
- 有同事发现少了什么文件夹，还能补迁移；
- 一些订阅、平台还在往旧服务器发验证码的情况，能及时发现。
确认无误后，再停用旧邮箱、取消续费。
常见问题
搬家期间会收不到邮件吗？
按上面的顺序操作，基本不会丢邮件：切换MX的那段时间，邮件要么进新邮箱，要么进旧邮箱，最后用增量迁移补回来。
联系人和日历能迁移吗？
邮件之外的数据要单独处理。联系人一般可以从旧邮箱导出成CSV或vCard文件，再导入新邮箱。日历在Google Workspace、Microsoft 365之间迁移有专门的工具，国内邮箱一般需要手动导出导入。
网站会受影响吗？
不会。只改MX和邮件相关的TXT、CNAME记录，网站的A记录不动，网站照常访问。
主机到期了，主机送的邮箱还能迁移吗？
主机到期后，邮箱通常会和主机一起停止服务，一段时间后数据删除。所以要在主机到期之前完成迁移，或者先备份到本地。
可以只搬一部分同事吗？
一个域名的MX只能指向一家，所以不能「一半人在旧邮箱、一半人在新邮箱」。一些服务商（比如Google Workspace、Microsoft 365）支持分批迁移的复杂配置，对小团队来说不值得折腾，建议一次切换。
总结
企业邮箱搬家，邮箱地址不变，难点在于不丢旧邮件、不漏收新邮件。按这个顺序操作：清点账号，在新服务商建好同名邮箱，用IMAP迁移旧邮件，提前降低TTL后切换MX，再做一次增量迁移，最后改SPF、DKIM、客户端和网站SMTP。旧邮箱保留一个月，确认无误再停用。
